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2023年10月11日

人材から人財への道のり::Vol.68::理由は不要、結果と解決策のみ

ホウレンソウはとても大事なスキルであるということはいうまでもありません。ホウは報告で、自分の仕事の進捗や結果を上司や関係者に詳しく伝えることを意味しています。レンの連絡は仕事の進捗や変更点、会議のスケジュールなどを関係者に伝えること。そして、ソウの相談は問題や課題が発生した場合、解決策を見つけるために上司や関係者と相談することになります。このようにホウレンソウを分けると、ホウ、レン、ソウをそれぞれ個別に行うように思われがちですが、仕事上ではホウだけを行い、レンやソウを行わなければ、完成されたコミュニケーションにならず、レベル高い、質の良い仕事はとてもできないのではないでしょうか。

しかしながら、ベトナム人スタッフは何も報告してこないか、ホウだけで終わっているケースが圧倒的に多いと感じませんか？レベルが低くて恐縮ですが、弊社では定例会議でいつもPowerPointの資料を映し、状況説明をえんえんと行います。問題提起もなければ、対策の提案もないので、ディスカッションらしいディスカッションができていないことが多いです。定例会議ではなく、日常の業務連絡も同じようなパターンですね。〇〇はどうなっている？と尋ねると、〇〇をやりましたが、△△の理由で、☆☆になりました。と、いつも理由から入り、結論が最後で対策が抜けています。対策はどうするかと尋ねると、初めてその場で考えて、適当に返事をするか、黙っているかという始末です。

ホウレンソウ的な教えとして、まず、結果を先に報告して、その後必ず問題や課題について相談するが、弊社スタッフの場合、いくら言っても理由から入るような報告が変わりませんし、あるいは変化があるまで、かなりの時間がかかります。

弊社は人材紹介業をしているため、多くの候補者と会う機会があります。その中で、一流企業出身者と話すのはとても面白く、いろいろなヒントをいただくことがしばしばあります。
最近、Vin Group子会社で、電動自動車EVを使うタクシー会社であるXanh SM社の現役幹部社員と面談を行いました。Vin Groupでは昼夜、土日を問わず働くことは有名な話ですが、それがXanh SMにも適用されていて、実際に死ぬほど仕事していると聞いてもあまり驚きませんでした。話が弾んで会議についての話では、その短さと多さには実に驚きました。一般の会議は20分で、部門長クラスだと、一日ずっと会議をしているらしいのです。自分の宿題である事業計画、マネージメントタスクは夜間や土日にやるそうです。

興味深い話がもう一つがありました。Vin Groupではできない、ということは許されないそうです。お金はいくらでも出すので、やるかやらないか、だけの選択なんだそうです（資金力の弱い弊社のような中小企業では目からうろこが落ちるような話です）。私なりに解釈すると、報告では理由説明は不要、結果と未達時の解決策のみを行うと理解しました。これがベトナム人に対するベストな指導だと直感的に思いました。

今までの育成では、「結果を先に述べてください。そして、課題について相談してください」でしたがそれだといくつも問題があります。まず、強制力がありません。そのため、上司が口酸っぱく根性よく言い続けて半年から数年かけて、やっと部下の行動パターンが変化し、理由から結果を先にいうようになります。次に、どこかで仕事は他人事、最終結果は雇い主が責任を負えばよく、自分は指示通りに動けばよいという考え方があるため、目標に対する意識が低く、そうすると問題意識も持たず、当然、課題も思いつかないことになります。ここの意識改革あるいはスキルトレーニングは必要で、変化のために時間がかかります。最後に、部下に対して、柔軟に優しく聞いてあげることは意識の高くないスタッフに対しては甘やかすことになります。

一方で、「理由説明は不要、結果と未達時の解決策のみ」という報告スタイルでは、ストレートに自分が当事者であることが意識させられる点が大きなポイントです。日本的な考え方では連帯責任があり、上司も部下と一緒に問題解決するのが美徳ですが、考える力の弱い部下だと逆に甘やかして、部下の当事者意識が開発されないことは成長スピードの妨げになります。

仕事上のコミュニケーションの大部分は報告ではないでしょうか。末端のスタッフが中間管理職である上司へ報告して、その中間管理職が今度、幹部へ報告する。ある種、トヨタのかんばん方式のようなイメージです。報告のし方ひとつで、企業文化が変わると言っても過言ではないと私は考えます。敢えてスタッフの当事者意識を高めるために、「理由は不要、結果と解決策のみ」というルールでコミュニケーションを再定義してもよいと思いました。

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プロフィール
Nguyen Dinh Phuc
E-mail: nguyen.dinh.phuc@hrnavi.com
Tel: 097 869 8181

国費留学生として、選ばれ、1996年～2006年まで日本で留学と仕事を経験したのち、ベトナムに戻り、日系企業に対して、経営助言のコンサルティングをしました。ベトナム人は比較的にレベルが高くないという実態をなんとかしたく、2010年からアイグローカルリソースを創設、ベトナムにある人材のレベルアップを会社のミッションに、日々、努力しています。

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